Una vez se encuentre asignada la PQR al área de Gestión Comercial, a la persona cuyo cargo es el de director comercial, esta persona deberá acceder al sistemaY deberá ingresar al detalle de la PQR que se está gestionando.Allí, encontrará los botones que le salen a un usuario que se encuentre responsable para resolver una PQR.Para continuar con el flujo, esta persona debe dar clic en el bot...
Módulo: PQR
Fecha de actualización: 2023-02-06 15:27:32
Existen dos maneras de crear una PQR:1. Creándola a partir de una correspondencia recibida, en el módulo de ventanilla única:Esta opción se usa cuando se requiere que intervenga el Gerente para que él delegue la responsabilidad de la PQR a cualquier dependencia de la entidadLa forma de creación de esta PQR es la siguiente:El radicador debe ingresar al detalle de una correspondencia recibida,...
Módulo: PQR
Fecha de actualización: 2023-02-06 11:14:02
Para obtener el reporte de las PQR que fueron contestadas en términos de ley por trimestres, se deben seguir los siguientes pasos:1. Accedemos al módulo de PQR por el menú principal2. Damos clic en la sección de Reportes3. Seleccionamos el reporte que dice "Reporte de solicitudes contestadas en término de ley por trimestres"4. Seleccionamos el trimestre sobre el cual queremos filtrar la...
Módulo: PQR
Fecha de actualización: 2023-01-26 08:51:38
Para realizar el cambio de contraseña el usuario tendrá la siguiente opción, en la parte superior derecha del sistema donde aparece el nombre del usuario al dar click se despliega el siguiente recuadro.Aquí se encuentra la opción de "Cambiar contraseña", al dar click el sistema genera una notificación con un link que lleva un token para realizar el cambio de contraseña, al momento de reali...
Módulo: PQR
Fecha de actualización: 2021-02-26 10:51:43
Una vez se tenga la solicitud cerrada y solucionada, el radicador recibe una notificación para que ingrese a la solicitud y registre la respuesta como correspondencia enviada, en el detalle tiene el botón de "Registrar respuesta como correspondencia enviada", al dar click muestra el siguiente formulario.Existe una condición cuando se duplican solicitudes para asignarlas a varias áreas, será n...
Módulo: PQR
Fecha de actualización: 2021-01-28 09:25:26
Cuando se reciba una solicitud donde varias áreas deban intervenir, teniendo en cuenta que el sistema solo permite asignar en primera instancia una sola área responsable de la solución de la solicitud, se dispone de un botón que aparece al momento de crear la solicitud con nombre "Duplicar y asignar solicitud", al dar click el sistema muestra el siguiente formulario donde pide que se seleccion...
Módulo: PQR
Fecha de actualización: 2021-01-28 09:21:16
En el caso de que la solicitud en medio de su gestión deba cambiar de clasificación, el responsable tiene disponible el botón de "Cambiar clasificación", al dar click se muestra el siguiente formulario donde se pide seleccionar la nueva clasificación y dar una observación.Se diligencia el formulario y se guarda, el jefe de área recibe una notificación para realizar una revisión sobre esta...
Módulo: PQR
Fecha de actualización: 2021-01-28 09:16:28
Luego de que el radicador reciba la notificación de la solicitud de aclaración, debe ingresar al detalle de la misma donde encuentra los botones de "Enviar aclaración", "Cargar respuesta" y "Archivar aclaración"Enviar aclaraciónCuando se recibe la aclaración el radicador debe registrarla como correspondencia enviada, al dar click en el botón de "Enviar aclaración" se muestra el siguiente f...
Módulo: PQR
Fecha de actualización: 2021-01-28 09:10:24
Cuando una solicitud no tenga la información suficiente para continuar con su gestión, el responsable encontrará en el sistema una opción para pedir que se aclare la información de la misma, en este caso ingresando al detalle de la solicitud mientras que esta se encuentre en un estado de "En trámite" se tendrá disponible el botón de "Solicitar aclaración".Al dar click el sistema muestra e...
Módulo: PQR
Fecha de actualización: 2021-01-28 09:01:42
Luego de que el responsable de una solicitud carga la respuesta es necesario que esta sea revisada por el jefe de área, este proceso se verá de la siguiente manera.El jefe de área debe ingresar al detalle de la solicitud que se respondió.Una vez esté ahí tendrá disponible el botón de "Revisión respuesta parcial", al darle click tendrá la información de la misma.Ademas de la información...
Módulo: PQR
Fecha de actualización: 2020-05-29 09:54:09
Cuando una solicitud es creada y asignada a un área el jefe de esta recibe un correo de notificación donde le informa que debe asignar esa solicitud a un responsable:El Jefe de Área debe ingresar al sistema con su usuario y contraseña correspondiente y verificar dicha solicitud.Para verificar el contenido de la solicitud, se da clic en el botón Ver.En el detalle de la solicitud aparecerá ...
Módulo: PQR
Fecha de actualización: 2020-05-29 09:32:27
Ingresar al módulo PQR desde el acceso principal.Al dar click en la opción de PQR se despliega el siguiente menú entre las opciones visibles está la opción de "Parámetros" y en ella tiene otros submenus los cuales corresponden a la parametrización necesaria del módulo:Clasificación de las solicitudes: Esta opción permite crear las diferentes clasificaciones existentes de las solicit...
Módulo: PQR
Fecha de actualización: 2020-05-29 09:15:04
Estados y semaforizaciónUna solicitud puede tener los siguientes estados en el sistema:Recibido: Cuando una solicitud es radicada en el sistema pero el responsable aún no la acepta, su semaforización es rojo claro.Devuelta: El usuario que fue seleccionado como responsable revisa la solicitud pero encuentra algún error en la información que suministraron o quizá el no sea quien debe soluciona...
Módulo: PQR
Fecha de actualización: 2020-03-30 07:15:39
Radicar respuesta de una solicitudUna vez la solicitud haya sido solucionada es necesario radicar la respuesta en el sistema para que así se pueda tener el registro y el sistema no se vea en la obligación de enviar notificaciones por vencimiento.Para radicar la respuesta es necesario que el responsable vaya al detalle de la solicitud donde encontrará en la parte superior izquierda un botón ver...
Módulo: PQR
Fecha de actualización: 2020-05-29 09:35:02
Ampliar el tiempo de una solicitudEn algunos casos las solicitudes pueden necesitar una ampliación de tiempo la cual se soporta en ámbitos legales o acuerdos entre las partes, para registrar estas ampliaciones de tiempo es necesario ir al detalle de la solicitud.Luego dar clic en el botón de color amarillo que dice "Ampliar tiempo".Luego del clic se abre una ventana emergente que solicita infor...
Módulo: PQR
Fecha de actualización: 2020-03-30 06:51:40