En el módulo de ventanilla única - proyección de oficios, se deben tener presentes los siguientes posibles estados que pueden llegar a tener los diferentes oficios, tanto internos como externos.

• Pendiente de revisión por el jefe de área: El oficio fue creado por el responsable y se encuentra pendiente de revisión por su respectivo jefe de área
• Devuelto: El jefe de área dio su revisión pero considero que hay algunas cosas por corregir en el oficio que se proyectó, en este caso hará falta que el responsable del oficio realice la actualización del oficio y luego de hacerlo el sistema regresa el oficio al estado de "Pendiente de revisión por el jefe de área".
• Rechazado: El jefe de área considera que el oficio proyectado no debe ser despachado.
• Pendiente de despachar por el radicador: El jefe de área realizó la revisión del oficio proyectado y aprobó que este sea despachado por el radicador.
• Despachado: El radicador recibió la notificación de que un oficio fue aprobado por el jefe de área y por consiguiente puede despacharlo hacía el o los destinatarios.